現在是圣誕類產品出貨的一個旺季，很多外貿業務員最頭痛的問題，就是不知道該如何去催促一下客戶的船期，也不知道該如何去交期。很多郵件當中客戶威脅的口吻并不是多么陌生，如果趕不上這種交期就得空運，一方面是因為趕不上出貨，而另外一方面還得去面對客戶，各種各樣的催貨郵件催貨，也就辦了那些貨物延期的，要么讓你走空運，要么就扣你的貨值，其實不管是哪個方式，對于外貿人來說都是瞎忙一場。我作為一個業務員，我們要先詢問一下客戶的預付款收到了沒有，去詢問一下客戶的預付款收沒收到，然后再順便問一下長期確沒確定就可以了，一般像開船之后兩天就有提單了。這個直接問一下就可以跟聊天一樣，我覺得沒有什么事情。這個問題這樣解決就可以了，而還有另外一個問題，那就是交期的問題，一般我們要根據工廠的排期來制造出一個最合理的交貨期。
在一個正規的廠子幾乎會根據這些產能來安排單子，每一個單子都可以按照流程去走，而排貨期是相對比較穩定的，對于那些不太靠譜的工廠業務員，還得根據往年的經驗來放寬這個交貨期。大部分的訂單在下訂單之前都會詢問一下交期是什么時候，我們要根據實際的情況，然后再預留出一些時間去處理這個突發事件，所以說不建議各位把交期壓縮的太緊。因此很多時候當你明確的給出交貨期，但是并沒有做到的時候，客人就會特別不滿意，如果你能夠把交貨的時期提前，那么就會起到一個錦上添花的感覺。這樣就可以避免諸多的因素了，等到一切準備就緒的時候，我們再用郵件重申一下，已經確認好了，所有的訂單從今天開始算起，35天交貨等等。
既然已經制定了這個流程，那么客戶就會按照流程去走，同樣作為一個制定者也要嚴格的去遵守，只有彼此之間按照流程去執行，大家才會尊重這些規則。如果交期實在是趕不上，大家一定要提前跟客戶說，因為你必須要對你的客戶負責任，如果等到這個交貨時間再去說的話，可能就來不及了。第二就是要跟客戶去解釋原因，交期延誤肯定是有原因的，比如原材料回來的比較慢，或者說機器需要保養工廠區停電等等，這些都是問題解決這個問題之后，才能夠給客戶一個滿意的交代，也可以爭取更多的時間。然后再跟客戶爭取最后一個延期的時間，當然這個時間必須得合理一點，能夠接受，一般像給予的延期時間都會在7~14天左右，只要事情真的是事出有因，或者是態度比較真誠相信大部分的客戶在無傷大雅的情況之下都會給延期。
但是一旦確定了這個時期就不要再次延期了，因為沒有人會喜歡三番五次的延誤。其實關于這個問題非常簡單，可以解釋的理由有很多，我們要從中挑選一個最貼近的理由，能夠讓客戶跟供應商產生共鳴的理由，少用那些套話和一些根本就經不起任何敲打的理由，我已經知道來不及交貨了，一定要開門見山的去跟客戶說，不管任何問題都不要繞彎子，實事求是，因為早說跟晚說的效果絕對是不一樣的。跟這些外貿客戶搞好關系最重要的就是抓住客戶的心理，將所有的問題解釋清楚，一來二去客戶就會非常信任你，這樣很多事情就得以解決了。
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