外貿人陸陸續續都放假了。
但是，當我們興沖沖回家或者想要休閑的時候，別忘了國外客戶并不過春節，所以為了我們自己能安心過春節，不要忘了在放假之前做好這些事哦。
這篇文章是2020年1月寫的，再回顧檢查一下放假前的這些事項，你都做了沒？
01
告知客戶放假時間
告知客戶放假時間是第一件必須要做的事，目的是方便彼此安排工作。需要通知的具體內容有：
1、我們辦公室業務員放假的時間（從哪天到哪天）；
2、工廠放假的時間（從哪天到哪天）；
3、工廠恢復生產和出貨的時間分別是哪天（具體一點來分，生產和出貨有所不同，有些是有庫存直接出貨的，有些是需要生產的，如果需要生產的話，工人年后生產速度是比較緩慢的，所以要適當放長時間，以免到時候因為交期產生麻煩）。
請給你們聯系列表里的所有客戶都發送放假通知。如果是正在合作的客戶，和潛在的重要客戶要一對一發送。其他客戶，可以群發。
簡單的放假通知郵件模板如下：Dear xxx
Have a good day.
Chinese New Year(our Spring Festival) is coming soon , kindly let you know that we will take our holiday on 17th Jan. and will come back to work on 1th Feb. .However, I will check my eml every day and you can call me when you urgent, I will go back to you asap.Thank you!
Wish you have a nice 2020 .
Best regards,
Lica Huang
02
告知客戶訂單進度
放假之前，我們要了解我們手上訂單的當前進度，然后告知客戶。根據客戶溝通或合作的進度不同，分為以下幾種情況。
出貨在路上的：我們要預計一個到貨時間，放假之前告知客戶，你的貨大約什么時間到港，而那個時候我應該還在假期中，請客戶那邊跟緊進度，任何需要提前準備的也請客戶告知。
正要出貨的：因為臨近放假，貨代公司，船公司或者快遞公司可能都會放假，我們要知道客戶的訂單是否能安排節前發出，如果不能也要及時告訴客戶，年后什么時候發貨。
正在生產的：已經安排在產線的訂單，要告知客戶放假之前的訂單生產進度，然后放假回來之后，會在什么時間完成生產。
已收款但未開始生產的：告知客戶即將放假，然后訂單已經安排下去，年后工廠將按照下單的先后開始生產，然后預計您的訂單是從2月10號開始生產。
正在談但未付款的：可以借放假的理由催促客戶付款，年前付款和年后付款差別大，年前付款的年后工廠一開工就會投入生產，而年后才付款的，要等到工廠完成年前付款的訂單，才能安排上。所以就可以用這個理由來促進付款。
并且，不管客戶在哪個進度，我們都要告知客戶：Whenever you need my help, please feel free to contact me.無論什么時候你需要幫助，請聯系我。
還要注意的是，一定要確保客戶是已經收到并且知曉通知的。所以我們如果是在即時聊天工具上發送的，要看到“對方已讀”。如果是發郵件通知的，還要加一句“if you recveie my email , please reply me and let us know you got it , thank you.”
沒看到對方已讀，或者沒收到 reply 郵件，都要再次給客戶發送，直到客戶看到或有回應 ，有時還需要電話通知。
因為通知不到位的結果就是可能你在回家的車上突然會接到客戶的電話問為什么我的貨還沒有發？你說你們放假了，客戶可能會大發雷霆，你們放假也不告訴我？耽誤我的銷售，I am so angry! 本想著開開心心回家，結果郁悶一路……
所以千萬記得要通知到位。
03
其他要做的事
1、在公司官網或者阿里國際站也發布放假信息。
例如：The Chinese New Year is coming. We will be on holiday from February 6th to February 19th, but we will check and reply your inquiry in time. You can also contact us at 0086-1803812XXXX, thank you.（中國新年到來，從2月6號到2月19號是休假時間，但您的詢盤，我們會及時查看和回復，您還可以撥打0086-1803812XXXX聯系我們，謝謝。）
2、在即時聊天工具的備注中說明放假信息。
例如：Hi~ I have received your message. Since I am on vacation from 6th to 19th, the reply is slow, but I will reply you within 24 hours. If it is urgent, please directly call 0086-1803812XXXX, thank you.（您好，已經收到您的信息，由于我正在休假，從6號到19號，所以信息回復慢，但我會在24小時內給您回復，若緊急請直接撥打0086-1803812XXXX聯系我，謝謝。）
3、在社交網站上發布放假信息的動態。
例如：My all friend ,we are on bacation from 6th Feb. to 19th Feb, any questions ,please contact my emal : licahuang@xxx.com or call my phone: 0086-1803812XXXX,glad to serve fro you.（朋友們，我們從2月6號到19號放假，任何問題請聯系我郵箱或者電話，很高興為您服務。）
4、在郵件或者聊天工具設置自動回復。
例如：Hi ~ got your message , We areon holiday from February 6th to February 19th, you will get the reply within 24 hours. If it is urgent, please directly call 0086-1803812XXXX, thank you.（您好，信息已收到，我們從6號到19號放假，你將在24小時內獲得回復，如果緊急，請直接撥打電話，謝謝。）
5、拷貝客戶跟進所需要的資料和單據帶回去。
我們要養成文件備份的習慣，我一般用百度網盤把重要資料備份，這樣不管我去哪，只要有電腦，有手機，我就能進行業務。當然也可以用U盤來拷貝，只是U盤沒有網盤方便，可以依據自己的喜好選擇。
6、從今天開始到假期結束每天查看郵箱和進度。
我們要保證每天都查看信息、郵箱、跟進物流，有問題即使積極，不堆積到節后。
掃一掃 關注我們